Usein kysyttyjä kysymyksiä

Keskeneräisiä käsikirjoituksia tai duplikaatteja voi kertyä järjestelmään erilaisista syistä johtuen:

1. Kirjoittaja aloittaa käsikirjoituksen lähetyksen, mutta ei vie sitä koskaan loppuun. Tällöin käsikirjoitus näkyy listauksissa tilassa "Keskeneräinen"
2. Julkaisija käyttää pikajulkaisulisäosaa ja avaa sitä koskevan lomakkeen, mutta ei täytä lomaketta, vaan poistuu sivulta tai sulkee selaimen. Lisäosa on taustalla luonut jo käsikirjoituksen "aihion" ja se näkyy samalla tavalla käsikirjoituslistoilla tilassa "Keskeneräinen"
3. Kirjoittajalta pyydetään käsikirjoituksesta uutta versiota ja hän lähettää sen kokonaan uutena käsikirjoituksena järjestelmään. Tällöin järjestelmään syntyy käytännössä duplikaatti ja toimituksellinen historia on vaarassa hajota kahtia.
4. Järjestelmässä on arvioitu kirjoittajan lähettämä käsikirjoitus, mutta sen käsittely jätetään kesken ja toimittaja lisää julkaisuvaiheessa esimerkiksi pikajulkaisulisäosalla kokonaan uuden käsikirjoituksen. Myös tällöin järjestelmään syntyy käytännössä duplikaatti ja toimituksellinen historia on vaarassa hajota kahtia.
5. Kirjoittaja päättää, että ei halua julkaista käsikirjoitusta.
   

Tapaukset 1 ja 2: keskeneräinen käsikirjoitus

Keskeineräisten käsikirjoitusten poisto onnistuu järjestelmään asennetulla lisäosalla. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä

Tapaus 3: kirjoittaja lähettää duplikaatin

Mikäli duplikaatti on syntynyt kirjoittajan lähetettyä uuden version kokonaan uutena käsikirjoituksena, voi toimia seuraavasti:

1. Otetaan lähetetty uusi käsikirjoitustiedosto(t) talteen (tämä on tärkeää) ja lisätään tiedostot alkuperäiseen käsikirjoitukseen. Usein uusi versio on tullut arviointivaiheessa, jolloin saatu tiedosto voidaan lisätä kohtaan "Korjaukset", jonne kirjoittajan olisi kuulunut tiedosto alunperinkin lähettää. Jos tiedosto koskee jotain muuta työvaihetta, niin toimitaan sen mukaan.
   
2. Kirjoittajalle kannattaa laittaa tähän liittyen järjestelmän kautta viesti, että käsikirjoituksen käsittely jatkuu alkuperäisen käsikirjoituksen yhteydessä ja nyt lähetetty uusi käsikirjoitus poistetaan järjestelmästä.
3. Tehdään saapuneessa uudessa käsikirjoituksessa Hylätty-päätös. Tämän voi tehdä niin, että valitsee ettei kirjoittajalle mene sähköpostia.
4. Kun käsikirjoitus on hylätty, voi mennä kohtaan Käsikirjoitukset > Arkisto ja poistaa käsikirjoitus arkistosta kokonaan. Käsikirjoituksen pitää olla hylättynä poistoa varten.
5. Tärkeää on se, että jo alkanutta toimitusprosessia ei jatketa uudessa käsikirjoituksessa, jotta kaikki päätökset kirjautuvat saman käsikirjoituksen yhteyteen ja järjestelmään ei jää kahta versiota samasta käsikirjoituksesta.

Tapaus 4: toimittaja lisää duplikaatin

Kun käsikirjoitusta on käsitelty järjestelmässä, sille on kertynyt toimituksellista historiaa. On tärkeää, ettei tätä hävitetä. Jos toimittaja lisää saman artikkelin/kirjan uudelleen järjestelmään esimerkiksi julkaisua varten uutena käsikirjoituksena ja syntyy duplikaatti, pitää siis huolehtia siitä, että alkuperäiseen käsikirjoitukseen kertynyt toimituksellinen historia säilyy.

Toimintatapa riippuu siitä, kuinka nopeasti duplikaatin lisääminen huomataan:

1. Mikäli duplikaatin syntyminen huomataan ennen sen julkaisua ja artikkeliin/kirjaan liitettyä DOI-tunnistetta ei ole vielä rekisteröity, niin duplikaatti kannattaa välittömästi poistaa ja viedä alkuperäisen käsikirjoituksen toimituksellinen työnkulku loppuun julkaisuvaiheeseen.
2. Mikäli duplikaatti on jo ehditty julkaista ja DOI-tunniste rekisteröidä, niin julkaistua duplikaattia ei pidä missään nimessä enää poistaa. Tällöin julkaisijalla on alkuperäisen käsikirjoituksen osalta vain kaksi vaihtoehtoa. Joko käsikirjoitus jätetään aktiivisten listalle, jolloin toimituksellinen historia säilyy tai vaihtoehtoisesti alkuperäiselle käsikirjoitukselle tehdään hylätty-päätös ja se saadaan arkistoitua. Kummassakin tapauksessa alkuperäisen käsikirjoituksen muistiinpanoihin kannattaa selkeästi merkitä, että käsikirjoituksesta on julkaistu erillinen versio
   

Mikäli artikkelin/kirjan kaikki versiot on lisätty esimerkiksi pikajulkaisulisäosalla eikä mihinkään versioon ole kertynyt varsinaista toimituksellista historiaa, kuten arviointitietoja, niin toimittaja voi hylätä ja poistaa julkaisematta jätetyt versiot huoletta.

Tapaus 5: kirjoittaja vetää käsikirjoituksen pois

Järjestelmään on parhaillaan kehitteillä erillinen toimituksellinen päätös, jolla käsikirjoitus voidaan vetää pois ja se arkistoituu tällaisella merkinnällä. Toistaiseksi ainoa tapa on hylätä käsikirjoitus tai pitää käsikirjoitus aktiivisena listalla ja odottaa tuota uudemmassa versiossa tulevaa ominaisuutta.